tugas 2 softskill komunikasi bisnis

Nama   : Sukini Nihardja

NPM   : 1A214499

Kelas   : 4EA12

Tugas : “STRUKTUR ORGANISASI KOMUNIKASI VERTIKAL DAN HORIZONTAL PERUSAHAAN ASURANSI ASTRALIFE INDONESIA”

Komunikasi merupakan hal penting dalam sistem pengendalian manajemen yang merupakan alat untuk mengarahkan, memotivasi, memonitor atau mengamati serta evaluasi pelaksanaan manajemen perusahaan yang mencoba mengarahkan pada tujuan organisasi dalam perusahaan agar kinerja yang dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan dapat berjalan lebih efesien dan lancar, yang dimonitor atau yang diatur dalam sistem pengendalian manajemen adalah kinerja dari perilaku manajer di dalam mengelola perusahaan. Merchant (1998) mengatakan bahwa orientasi perilaku berhubungan dalam lingkungan pengendalian manajemen, perilaku berpengaruh dalam desain system pengendalian manajemen untuk membantu, mengendalikan, memotivasi manajemen dalam mengambil keputusan dan memonitor perilaku yang dapat mengendalikan aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam sebuah organisasi.

KOMUNIKASI ORGANISASI

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. lsinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang (Robert Bonnington, 1973). Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:

·         Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.

·         Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:

1.      Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.

2.      Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3.      Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.

4.      Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

·         Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

·         Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.

PROSES KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Proses Komunikasi:

Arus pesan yang terjadi dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain (the flow of messages within a network of interdependen relationship). Pesan dibuat dan di pertukarkan sebagai respon terhadap tujuan, kebijakan, dan tujuan spesifik organisasi.

Proses Komunikasi Dasar

Griffin (2003) membahas komunikasi organisasi mengikuti teori management klasik, yang menempatkan suatu bayaran pada daya produksi, presisi, dan efisiensi Adapun prinsip-prinsip dari teori management klasikal adalah sebagai berikut:

1.      kesatuan komando– suatu karyawan hanya menerima pesan dari satu atasan

2.      rantai skalar– garis otoritas dari atasan ke bawahan, yang bergerak dari atas sampai ke bawah untuk organisasi; rantai ini, yang diakibatkan oleh prinsip kesatuan komando, harus digunakan sebagai suatu saluran untuk pengambilan keputusan dan komunikasi

3.      divisi pekerjaan– manegement perlu arahan untuk mencapai suatu derajat tingkat spesialisasi yang dirancang untuk mencapai sasaran organisasi dengan suatu cara efisien.

4.      tanggung jawab dan otoritas– perhatian harus dibayarkan kepada hak untuk memberi order dan ke ketaatan seksama; suatu ketepatan keseimbangan antara tanggung jawab dan otoritas harus dicapai.

5.      disiplin– ketaatan, aplikasi, energi, perilaku, dan tanda rasa hormat yang keluar seturut kebiasaan dan aturan disetujui.

6.      mengebawahkan kepentingan individu dari kepentingan umum– melalui contoh peneguhan, persetujuan adil, dan pengawasan terus-menerus.

POLA KOMUNIKASI VERTIKAL DAN HORIZONTAL

Pola komunikasi yang ada dalam organisasi dapat dibagi menjadi 2 (dua) bagian besar, yaitu komunikasi Vertikal (ke atas dan Kebawah) dan Komunikasi Horisontal (setara) Di kedua jenis komunikasi ke atas maupun ke bawah, manajemen mengendalikan sistem komunikasinya. Para manajer memiliki waktu, keahlian, dan fasilitas untuk memperbaiki komunikasi yang ada di organisasi.

Komunikasi ke atas (Vertikal)  merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hierarki yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi, misalnya, para pelaksana ke manajernya, atau dari para dosen ke Dekan Fakultas. Jenis komunikasi ini biasanya mencakup;

·         Kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaannya, apa yang sedang terjadi di pekerjaan, seberapa jauh pencapainya, apa yang masih harus dilakukan, dan masalah lain yang serupa.

·         Masalah yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertanyaan yang belum terjawab

·         Berbagai gagasan untuk perubahan dan saran-saran perbaikan.

·         Perasaan yang berkaitan dengan pekerjaaan mengenai organisasi, pekerjaan itu sendiri, pekerja lainnya, dan masalah lain yang serupa. (De Vito, 2011:  385).

Komunikasi horizontal (setara ) merupakan bentuk komunikasi secara mendatar dimana terjadi pertukaran pesan secara menyamping dan dilakukan oleh dua pihak yang mempunyai kedudukan sama, posisi sama, jabatan se-level, maupun eselon yang sama dalam suatu organisasi. Menurut Daft (2003), komunikasi bentuk ini selain berguna untuk menginformasikan juga untuk meminta dukungan dan mengkoordinasikan aktivitas. Komunikasi horizontal diperlukan untuk menghemat waktu dan memudahkan koordinasi sehingga mempercepat tindakan (Robbins, 2001). Kemudahan koordinasi ini menurut Liaw (2006) disebabkan adanya tingkat, latar belakang pengetahuan dan pengalaman yang relatif sama antara pihak-pihak yang berkomunikasi, serta adanya struktur formal yang tidak ketat.

Fungsi arus komunikasi horizontal ini adalah :

·         Memperbaiki koordinasi tugas

·         Upaya pemecahan masalah

·         Saling berbagi informasi

·         Upaya pemecahan konflik

·         Membina hubungan melalui kegiatan bersama

Dalam suatu perusahaan diperlukan adanya kegiatan-kegiatan manajemen yang baik dan terarah. Salah satu fungsi manajemen itu adalah pengorganisasian, yaitu  suatu proses penentuan dan pengelompokan peraturan dan macam-macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada tanggung jawab masing-masing bagian sehingga mempermudah pimpinan untuk mengadakan pengawasan dan meminta tanggung jawab atas tugas yang telah dibebankan pada masing-masing bagian, menetapkan wewenang secara langsung didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas.

Astralife Powered by AVIVA adalah salah satu perusahaan asuransi jiwa yang berada dibawah naunggan Astra Internasional dam Aviva yang didirikan pada Mei 2014 dengan 50:50 joint venture. Astralife sendiri memiliki visi yaitu “Astra Life hadir disetiap rumah diIndonesia” serta misi perusahaan yaitu “Untuk membawa ketenagan pikiran dan membangun masa depan yang sejahtera kejutaan masyarakat Indonesia”. Dengan demikian komunikasi didalam sebuah perusahaan pun sangat diperlukan. Pada penulisan kali ini saya akan membahas tentang komunikasi vertical dan horizontal dalam sebuah organisasi perusahaan. Berikut ini adalah bagan dari organisasi perusahaan di Astra Life;

Sumber:

http://astralife.co.id/about/orang-orang-kami/

http://mrezapahlawan00.blogspot.co.id/2014/10/teori-organisasi-umum.html